La ciencia de la gestión empresarialNormalizar el Sistema de Gestión

Ciertamente, el reto a que se enfrentan los directivos en sus tareas de gestión tiene un carácter dual. Cuando se dirige, se tratan de aplicar unos conocimientos técnicos, científicos; se estima que si se actúa de este modo, se obtendrá este resultado, si se aplica tal o cual técnica de gestión, tendrá ésta o aquella consecuencia. Sin embargo, el directivo sabe que eso no es así, que los automatismos no existen, porque en su trabajo hay también una parte de arte. Los conocimientos, con mayor o menor dificultad, están al alcance de cualquiera de ellos, pero las habilidades directivas, aunque están sustentadas también sobre la técnica -sobre un modo de hacer y de actuar-, se encuentran más cercanas al arte. En realidad, esa competencia es lo que da la diferencia a unos directivos de otros.

No obstante ello, lo cierto es que dirigir requiere la aplicación de los conocimientos técnicos oportunos en cada caso, de una manera ordenada y coherente. A eso se le llama normalizar el sistema de gestión. Con la normalización de la gestión, abordando así su aspecto científico, queda espacio para el arte de gestionar, para abordar los retos con imaginación y creatividad. Si bien se mira, sin esa normalización, el papel del directivo queda reducido a convertirse en un apagafuegos, en un embudo por el que deben pasar la mayor parte de los asuntos de la organización, dado que nada está predeterminado, todo debe ser consultado y todo es susceptible de cambio; nadie tiene una responsabilidad concreta y clara; las pautas de actuación con los agentes internos y los agentes frontera no son predecibles; los errores se convierten en culpas, y así, sucesivamente. De modo que parece una buena idea dedicar tiempos y esfuerzos a ordenar los distintos procesos de la organización para que la gestión técnica, basada en argumentos científicos, haga su trabajo. Hacerlo así, representa la oportunidad para el directivo de abandonar el día a día y centrarse en lo esencial: el desarrollo futuro de su empresa.

¿Cómo normalizar la gestión?

La normalización atiende esencialmente a los procesos que existen dentro de la empresa, en sus distintos subsistemas: el Sistema Tecnológico, el Sistema de Recursos Humanos, el Sistema Cultural o de Valores, el Sistema Político o de Poder y el Sistema de Dirección,. Estriba en detectar o definir los que son convenientes para su correcto funcionamiento. La normalización es el modo que tiene la empresa de establecer racionalmente sus políticas y los medios físicos – maquinas, equipos, muebles…- humanos –las competencias requeridas de su personal- y técnicos - sus procedimientos (el know-how) y herramientas- para llevarlas acabo. Como es natural, existen procesos en todos los subsistemas de la empresa, pero algunos resultan esenciales. Cuando eso sucede, la labor de un directivo debe centrarse en concretarlos y documentarlos – así se generan los procedimientos de trabajo, que no son otra cosa que procesos escritos- para que todo su personal sepa que se espera de ellos en su trabajo. Para realizarlo correctamente, en los distintos eslabones que van engarzando los procedimientos se sustentan las herramientas de gestión más indicadas en cada caso; las hay de todas clases -estadísticas, informáticas, contables, de motivación, de inspección, de evaluación…- y deben utilizarse con criterio y de manera documentada en cada uno de los procedimientos establecidos en los distintos subsistemas de la organización.

La normalización, aunque no suplanta la labor directiva, si contribuye a racionalizar los procesos derivados de la toma de decisiones: por qué, cuando, dónde, cuánto y cómo exportar o no exportar, innovar o copiar, deslocalizar o permanecer, especializar o diversificar, endeudarse o capitalizar, producir o comprar…

Lo que se consigue con una empresa normalizada es dar coherencia a todas sus actuaciones, predeterminar el trabajo a realizar –y la exigencia concreta de responsabilidades- a sus mandos y a sus empleados, medir lo realizado, corregir si procede y mejorar continuamente. Y, como señalábamos al comienzo, deja espacio para que el empresario pueda hacer lo que mejor debe saber, poder y querer hacer: dedicarse al arte de gestionar. Asumir el reto de una normalización generalizada de la actividad empresarial no es ya una opción para el empresario, sino que es el único modo posible de gestionar su empresa, de afianzar su presente para avalar su futuro.

management